Editorial

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Themen der nächsten Prozessmanagement-Runde stehen fest: Wir werden mehrere Prozesse in der Personalabteilung, den Technologietransfer und einige Einzelthemen aus dem Bereich Prüfungen und Rechnungstellung bearbeiten, verschlanken und digitalisieren. Einmal mehr gibt es dann wieder Trainings für die Prozesscoaches; im Herbst starten wir mit den Prozessmappings.

Prozesse zu optimieren ist auch im Kontext des Hochschulvertrages notwendig, den alle bayerischen Universitäten 2023 individuell mit dem Bayerischen Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst unterzeichnet haben. Er sieht unter anderem die Durchführung eines „System-Checks“ vor, in dem die zukunftsfeste Organisation und Strukturierung der UR sowie die wissenschaftliche Schwerpunktsetzung  und die Entwicklung eines Qualitätssicherungssystems für alle Bereiche einschließlich Verwaltung und letztlich eine Selbstevaluierung bis 2027 festhält.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die rasante Entwicklung digitaler Technologien, nicht zuletzt im Kontext der globalen Nachhaltigkeitbestrebungen, wird dafür sorgen, dass momentan vorhandene Fähigkeiten von uns allen an Bedeutung verlieren. Qualifizierung in neuen Technologien wird für die kommenden Jahre zentral sein. Das gilt für alle, die jetzt im Berufsleben stehen. Das Weltwirtschaftsforum hat in seinem diesjährigen Treffen festgehalten, dass dem entsprechend künftig wieder Kernkompetenzen von Beschäftigten gefragt sind: Analytisches und kreatives Denken, Belastbarkeit, Flexibilität und Beweglichkeit, Motivation und Selbstbewusstsein, Neugierde und lebenslanges Lernen.

Diese Trends, die auch an uns als Verwaltung und Universität nicht vorübergehen, tragen zu den Erwartungen von arbeitgebenden Unternehmen, Behörden oder Organisationen bei, dass 44 % der Qualifikationen ihrer Beschäftigten in den nächsten fünf Jahren nicht mehr ausreichen werden und dass sechs von zehn Beschäftigten vor 2027 umfassende Weiterbildung benötigen werden, so der Future of Jobs Report 2023 des Forums.  Über solche Zahlen lohnt es, nachzudenken.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Veränderungen und Veränderungsmanagement bleiben unser Thema: Daher ist es unabdingbar, dass wir alle uns fortbilden, zum Beispiel im Bereich Informationssicherheit. Hier können wir uns nicht oft genug sensibilisieren, denn die Entwicklung in diesem Bereich ist sehr dynamisch.Das Rechenzentrum der Universität Regensburg bietet auch darüber hinaus in diesem Semester vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, die Sie kostenfrei nutzen können.

Gleiches gilt für die Angebote der Personalentwicklung, die Open-Scape-Schulungen und eine Vielzahl von Workshops und Coaching-Maßnahmen für Mitarbeitende und Führungskräfte bereithält, die ich Ihnen ans Herz legen möchte.

Die Weiterentwicklung aller Beschäftigten ist zentral, wenn es darum geht, mit den kontinuierlichen Veränderungen der heutigen Arbeitswelt klarzukommen. Bitte nutzen Sie unsere Angebote. Sie können nur davon profitieren.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

demnächst läuten wir die nächste Prozessmanagment-Runde ein: Es werden sieben neue „Schmerzprozesse“ gemappt werden, also Prozesse, deren Optimierung aktuell von Seiten der Abteilungen als besonders notwendig gewertet wird. Es geht um die Einstellungsprozesse von nicht-wissenschaftlichem Personal und um im Haushalt angesiedelte Prozesse, also erneut ganz essentielle Themen, die an der Universität weit greifen.

Auf aktuellen Stand in Sachen „Verwaltung 4.0.“ bringen wir Sie einmal mehr am 17. April um 9:30 Uhr. Dann informiert die Organisationsentwicklung über alle anstehenden Projekte und Sie können alle Fragen stellen, die anstehen. Sofern Sie Lust haben, vorab wieder einmal eine kleine Erfolgsgeschichte aus dem Prozessmanagement zu lesen – hier geht es zu einem Beitrag über das Thema „Bildschirmbrillen“.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

kurz bevor sich viele von Ihnen in den Osterurlaub verabschieden, will ich Sie heute auf eine Thematik aufmerksam machen, zu der es sich lohnt, ein wenig zu lesen: Zum  Aktionsplan für digitale Bildung (2021-2027). Dieser Plan ist eine neu aufgelegte politische Initiative der Europäischen Union mit der gemeinsamen Vision einer hochwertigen, inklusiven und zugänglichen digitalen Bildung in Europa.

EU-weit geht es um die Anpassung von Bildungs- und Berufsbildungssystemen an das digitale Zeitalter. Wenn wir uns mit Verwaltung 4.0 und Themen wie Prozessmanagement auseinandersetzen, dann reagieren wir nicht auf regionale und nationale Veränderungen, sondern auf globale. In allen Handlungsfeldern, die uns in unserer Tätigkeit täglich begegnen, müssen wir das im Blick haben.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die „Visionskofferreise“ genannte Aktion der Organisationsentwicklung zur Verankerung unserer Werte bietet allen Beschäftigten der Verwaltung in ihren jeweiligen Bereichen die Möglichkeit, im entspannten Miteinander mit den Kolleginnen und Kollegen die Inhalte der fünf Werte zu vertiefen, die wir als Teil unseres dienstlichen Selbstverständnisses gewählt haben: Flexibilität, Kompetenz, Serviceorientierung, Wertschätzung und Zusammenarbeit.

Viele von Ihnen leben diese Werte bereits und vermitteln sie im dienstlichen Alltag. Immer wieder aber gibt es Klagen, dass manche Kolleginnen und Kollegen nicht wertebasiert handeln. Es gehört zu den Aufgaben der Führungskräfte, dafür zu sorgen, dass alle Kolleginnen und Kollegen unsere Werte als Basis des dienstlichen Handelns verinnerlichen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ein sehr wichtiger Prozess, der viele Bereiche und Stellen an der Universität betrifft, wird derzeit in den letzten Schritten optimiert: Die Erstattung von Auslagen. Der Prozess „gehört“ dem Referat Haushaltssteuerung in der Abteilung Finanzen und Transfer und viele, wenn nicht alle Verwaltungsmitarbeitenden, nicht zuletzt auch die in den Fakultäten, haben mit dem Thema vielfach zu tun.

Die Digitalisierung dieses Prozesses wird uns messbar Zeit und Papier sparen: Denn gerade in diesem Prozess musste vieles brieflich hin- und hergeschickt werden, und so manche Erstattung fand sich mehrmals auf dem Postweg, bis sie endlich angewiesen werden konnte. Die Eingeweihten kennen die Tücken. An die 5.000 Erstattungsanträge gibt es an der Universität jährlich. Allein diese Zahl macht schon deutlich, welch großen Schritt die Digitalisierung dieses Prozesses für uns in der Verwaltung und für alle Beschäftigten, denen etwas erstattet werden soll, bedeutet.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in diesen Wochen sind wir auf halbem Weg zur Verwaltung 4.0: Wir legen die zu optimierenden Prozesse der dritten Runde fest und ziehen Bilanz zum bisher Erreichten in den Runden eins und zwei. Unser Fokus auf Optimierung und Digitalisierung bleibt zentral. Doch auch die optimierten Prozesse werden weiterhin Veränderungen erleben, und diese können sehr rasch passieren.

Denn ebenso wie Unternehmen sind Universitätsverwaltungen und ihre Mitarbeitenden von regionalen, nationalen und globalen Rahmenbedingungen abhängig. Unsicherheiten und komplexe Lagen wirken auf Menschen und beeinflussen ihre Beschäftigung in Organisationen ebenso wie die Organisationen selbst. Daten und digitale Workflows sind sicherheitsanfälliger als früher. Wir werden uns verstärkt mit Themen wie künstlicher Intelligenz auseinandersetzen müssen, mit selbstlernenden Prozessen und Plattformen, die sich nicht allein aus menschlicher Intelligenz speisen und mehr Nachdenken erfordern. Auch die Führungskräfte, die zunehmend mehr als Coaches denn als Vorgesetzte werden agieren müssen, sind auf neue und umfassende Weise gefordert.

Daher können wir uns ein Zurücklehnen auf halbem Weg zur Verwaltung 4.0 auch nicht leisten, wollen wir von den Entwicklungen nicht überrollt werden.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

gestern haben sich Organisationsentwicklung und Personalentwicklung mit der Schaffung eines sogenannten Prozesshauses beschäftigt. Die Prozesse einer Organisation werden dabei mit Hilfe eines Hauses visualisiert. Dahinter steckt die Idee des Ordnens und Einordnens: Welche Prozesse überdachen alles? Welche Prozesse muss man als Eckpfeiler verstehen? Was gehört in den eigentlichen Mittelteil des Hauses?

Die Universitätsverwaltung hat Managementprozesse, etwa in Bereichen wie Ressourcen oder Controlling, oder auch Supportprozesse, die beispielsweise Infrastruktur betreffen. Eine weitere Kategorie umfasst die sogenannten Kernprozesse, die an der Universität zentrale Bereiche wie Studium, Lehre oder Transfer angehen.  Wir bearbeiten die Vielfalt dieser sehr unterschiedlichen Prozesse in der Verwaltung und müssen sie nun hinsichtlich der weiteren Bearbeitung thematisch kategorisieren, regelrecht „sortieren“.

Das Haus hilft dabei, den Blick für das das weitere Vorgehen zu schärfen: Worauf wir uns im weiteren Verlauf des Prozessmanagements fokussieren müssen, welchen Anspruch wir haben, wie wir Verantwortlichkeiten festlegen.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir gehen in die dritte Runde des Prozessmanagements in der Verwaltung. Wie im letzten Editorial berichtet, haben wir über 450 Prozesse, aus denen wir nun sogenannte „Schmerzprozesse“ ermitteln: Das sind Prozesse, die Überarbeitung und Optimierung besonders nötig haben.

Hinweise dazu geben aktuell die Referatsleitungen der Organisationsentwicklung. Im Anschluss werden wir gemeinsam mit den Leiterinnen und Leitern der jeweiligen Abteilungen und in Absprache mit unserem Sounding Board auswählen, welche dieser Schmerzprozesse nun in der nächsten, dritten Runde des Prozessmanagements in der Universitätsverwaltung bearbeitet werden. Erneut werden Prozesscoaches gesucht und geschult, die dann die Prozesse mappen und auf den Optimierungsweg bringen.

Die Prozesseignerinnen und Prozesseigner der bereits gemappten Prozesse werden ab April und bis Ende des Jahres Leitfäden bzw. Handreichungen verfassen, die dann via VIBE bereitgestellt werden.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

vor mittlerweile über zwei Jahre haben wir uns in Richtung Verwaltung 4.0 aufgemacht. Zu deren Zielen gehört es, unsere wichtigsten und häufigsten Arbeitsabläufe, die Prozesse, systematisch zu dokumentieren, zu analysieren und zu gestalten. Zwischenzeitlich haben wir einen ersten Überblick über all diese Prozesse - 456 an der Zahl.

Von Mapping bis Optimierung waren und sind wir weiterhin alle gefragt, diese Arbeitsabläufe bezüglich Qualität, Zeit, Kosten, Ressourcen und „Kundenzufriedenheit“ (neu) zu gestalten und zu verbessern. Verschlanken, etwa Entscheidungsketten abkürzen, weniger verschwenden, beispielsweise in papierarmen Büros, gehören zu den Zielen des Prozessmanagements.

Ein Team aus Verwaltung und Organisationsentwicklung hat nun einen Leitfaden zum Prozessmanagement zusammengestellt, der Ihnen einen Überblick verschafft und alles, was zu diesem Thema wichtig ist, kompakt zusammenfasst. Bitte lesen Sie ihn.

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

das Jahr 2024 beginnt und mit ihm gehen vielleicht auch einige gute Vorsätze einher. Falls nicht – es ist noch nicht zu spät. Vielleicht möchten Sie sich weiterbilden, Neues lernen, körperlich fitter werden?

Dann sollten Sie nicht versäumen, sich die Angebote unserer Personalentwicklung anzusehen, die für die kommenden Wochen wieder ein vielfältiges Programm für Sie zusammengestellt hat. Oder Sie besuchen die Seiten des Hochschulsports und nehmen Angebote im Sportzentrum unserer Universität wahr.

Wofür Sie sich auch entscheiden – bitte nutzen Sie die Angebote, die Ihnen die Universität bereitstellt. Wir möchten, dass Sie gerne an Ihren Arbeitsplatz kommen und körperlich wie mental gesund bleiben.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen alles Gute zum neuen Jahr!

Ihr Christian Blomeyer

Kanzler der Universität Regensburg